Berikutnya, Anda harus memutuskan apakah Anda ingin mengakses transaksi dari akun keuangan daring Anda (giro, kartu kredit, dan sebagainya). Setelah Anda memasukkan kredensial login untuk akun tersebut, perangkat lunak akan mengimpor transaksi terkini (biasanya selama 90 hari) dan menambahkannya ke register daring. Proses ini tidak semudah di masa lalu. Bank telah memperketat keamanan mereka (yang merupakan hal yang baik), jadi Anda mungkin harus melewati beberapa rintangan untuk terhubung. Terkadang, koneksi terputus, sehingga Anda harus mengaturnya lagi.
Apakah Anda ingin agar pelanggan dapat membayar dengan kartu kredit dan penarikan uang melalui bank? Jika demikian, Anda perlu mendaftar dengan pemroses pembayaran seperti PayPal atau Stripe. Tentu saja, layanan ini melibatkan pembayaran biaya transaksi yang dapat sedikit berbeda dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya.
Anda dapat melakukan pengaturan minimal lalu mulai menerima pembayaran, membuat faktur, dan membayar tagihan. Semua layanan akuntansi yang kami ulas memungkinkan Anda menambahkan pelanggan, produk, dan vendor selama proses penyelesaian transaksi. Anda tetap perlu melakukan ini saat Anda berkembang dan menambah basis data kontak dan produk/layanan Anda. Anda harus memutuskan apakah Anda ingin meluangkan waktu di awal untuk membuat catatan atau meluangkan waktu saat Anda sedang mengerjakan formulir pembelian atau penjualan.
Sebagian besar layanan akuntansi bisnis kecil juga menawarkan opsi untuk mengimpor daftar yang ada dari file CSV dan XLS, tetapi konfigurasi daftar Anda kemungkinan besar tidak akan sama persis dengan aplikasi Anda. Namun, Anda tetap dapat mengubah bidang yang disertakan dalam daftar Anda.
Setelah Anda mulai memasukkan catatan dan transaksi, dasbor aplikasi Anda akan menampilkan data Anda. Halaman-halaman ini menampilkan ikhtisar informasi keuangan secara langsung yang perlu Anda lihat secara berkala, termasuk saldo akun, bagan yang membandingkan pendapatan dan pengeluaran, serta faktur dan tagihan yang memerlukan perhatian segera. Halaman-halaman ini bersifat interaktif, artinya ada banyak tautan ke halaman terkait tempat Anda bisa mendapatkan informasi lebih lanjut dan mengambil tindakan.
Wave (yang dimiliki oleh H&R Block) dulunya merupakan solusi akuntansi gratis terbaik. Perusahaan telah membagi aplikasi tersebut menjadi dua versi. Wave Starter gratis tetapi tidak menyertakan beberapa fitur yang paling berguna, seperti kemampuan untuk mengimpor transaksi dari lembaga keuangan Anda. Aplikasi ini juga mengenakan biaya $8 per bulan jika Anda menginginkan kemampuan untuk memindai dan mengunggah tanda terima pengeluaran, sebuah fitur yang ditawarkan oleh aplikasi akuntansi bisnis kecil lainnya secara gratis. Wave Pro seharga $16 per bulan, dan aplikasi ini berisi semua alat aplikasi (termasuk mengunggah tanda terima yang dipindai). Jika Anda memerlukan layanan pembayaran dan perangkat lunak penggajian, layanan tersebut dikenakan biaya tambahan, seperti yang selalu terjadi pada Wave.
Zoho Books memiliki versi gratis yang sangat tangguh. Ini adalah pilihan yang sangat baik jika Anda sudah menggunakan perangkat lunak Zoho lainnya atau bisnis Anda siap berkembang karena mudah ditingkatkan. Fitur versi gratisnya meliputi manajemen klien, pelacakan biaya dan jarak tempuh, faktur multibahasa dan berulang, pembayaran online dan pengingat pembayaran otomatis, serta laporan. Anda dapat mengimpor laporan bank dan kartu kredit tetapi tidak dapat mengatur koneksi langsung ke lembaga keuangan Anda.
IRS terus memperluas program Direct File, yang memungkinkan Anda mengajukan pengembalian pajak federal secara gratis jika Anda tinggal di salah satu dari 24 negara bagian yang saat ini didukungnya. Kunjungi halaman ini untuk melihat apakah negara bagian Anda ada dalam daftar untuk tahun pajak 2024 dan untuk mempelajari tentang pendapatan, potongan, dan kredit yang didukungnya. Anda juga dapat berlangganan buletin Direct File. Kami belum dapat menguji opsi gratis ini.
Direct File berbeda dari program IRS Free File, yang merupakan kemitraan antara IRS dan mitra perangkat lunak komersial tepercaya. Program ini telah ada selama bertahun-tahun. Jika Anda memenuhi persyaratan kelayakan tertentu seperti AGI, Anda mungkin dapat mengajukan pengembalian pajak federal dan negara bagian secara gratis menggunakan salah satu situs web mitra. Nantikan informasi lebih lanjut tentang program Free File untuk tahun pajak 2024.
Akuntansi bisa jadi rumit, dan pekerjaan Anda harus selalu akurat untuk menghindari masalah dengan pelanggan dan vendor, pajak penghasilan, dan laporan. Perusahaan yang membuat perangkat lunak akuntansi untuk usaha kecil telah bekerja keras untuk membuatnya sesederhana dan semenyenangkan mungkin. FreshBooks, Solopreneur, dan Wave adalah beberapa program akuntansi yang paling mudah digunakan.
Profesional akuntansi gemar menggunakan istilah seperti "piutang usaha" dan "hutang usaha" untuk menggambarkan elemen utama akuntansi: mencatat dan melacak pengeluaran, pendapatan, pembelian, dan penjualan. FreshBooks dan QuickBooks Online masih dapat dipahami jika Anda tidak menggunakan terminologi tersebut karena keduanya jarang menggunakannya.
Membuat catatan bisa jadi pekerjaan yang membosankan, tetapi Anda akan berterima kasih kepada diri sendiri nanti saat Anda tidak perlu berhenti di tengah transaksi untuk menambahkannya. Beberapa aplikasi memungkinkan Anda menyertakan lebih dari sekadar detail kontak dasar dalam catatan kontak mereka (tanggal "pelanggan sejak", ulang tahun, dan bidang serupa lainnya), yang dapat membantu saat Anda mengembangkan dan memelihara hubungan dengan mereka. Anda melakukan hal yang sama untuk produk dan layanan yang Anda beli dan jual, sehingga Anda dapat menambahkannya dengan mudah ke transaksi.
Salah satu hal hebat tentang penggunaan perangkat lunak akuntansi usaha kecil adalah mengurangi entri data berulang. Setelah Anda mengisi bagian yang kosong untuk membuat catatan pelanggan, misalnya, Anda tidak perlu lagi mencari kode pos tersebut. Situs menyediakan daftar drop-down pelanggan di mana pun mereka dibutuhkan, terutama dalam transaksi. Hal yang sama berlaku untuk karyawan, barang, layanan, dan vendor. Catatan yang telah selesai mendapatkan halaman khusus tempat Anda dapat mengakses informasi terkait seperti aktivitas historis.
Template catatan bervariasi dalam hal kerumitan, jadi Anda perlu memahami perbedaannya sebelum menggunakan satu layanan akuntansi atau yang lain. Beberapa, seperti Patriot Software Accounting, mendukung catatan produk yang sederhana dan deskriptif. Yang lain, seperti QuickBooks Online, melakukan lebih banyak hal, seperti menanyakan berapa banyak setiap produk yang Anda miliki dalam inventaris saat Anda membuat catatan dan pada titik mana catatan tersebut akan mengingatkan Anda untuk memesan ulang. Mereka secara aktif melacak tingkat inventaris, yang memberikan wawasan tentang pola penjualan dan mencegah Anda kehabisan stok.
Tagihan, estimasi, dan faktur adalah jenis transaksi paling umum yang dibutuhkan bisnis kecil; sebagian besar layanan yang kami ulas mendukungnya. Xero dan Zoho Books melangkah lebih jauh dengan memungkinkan Anda membuat formulir yang lebih canggih, seperti nota kredit, pesanan pembelian, tanda terima penjualan, dan laporan. Mereka juga menyediakan templat untuk formulir tersebut. Yang harus Anda lakukan adalah mengisi bagian yang kosong dan memilih dari daftar variabel seperti pelanggan dan item.
Setelah Anda menyelesaikan faktur, Anda memiliki beberapa pilihan. Anda dapat menyimpannya sebagai draf atau versi final dan mencetaknya atau mengirimkannya melalui email. Jika Anda melakukan yang terakhir dan telah menjalin hubungan dengan pemroses pembayaran, maka faktur Anda dapat berisi rintisan yang menjelaskan bagaimana pelanggan dapat mengembalikan pembayaran melalui kartu kredit atau penarikan bank. Terkadang Anda dapat membuat versi PDF dari faktur, menyalinnya, mencatat pembayaran di dalamnya, dan mengaturnya agar berulang pada jadwal yang teratur.
Layanan akuntansi memberikan perhatian khusus pada pengeluaran perusahaan Anda—bukan tagihan yang Anda masukkan dan bayar (meskipun sebagian besar mendukung hal ini), melainkan pembelian lain yang Anda lakukan. Ini adalah area keuangan Anda yang dapat dengan mudah lepas kendali jika Anda tidak memantaunya.
Jika Anda memiliki pengeluaran di jalan, Anda biasanya dapat mengambil gambar kwitansi dengan ponsel pintar dan mengunggahnya ke aplikasi akuntansi Anda. Beberapa layanan akuntansi melampirkan kwitansi ini ke formulir pengeluaran. Layanan lain, seperti QuickBooks Online dan Xero, membaca kwitansi dan mengekstrak beberapa datanya (seperti jumlah, tanggal, dan vendor) ke formulir pengeluaran menggunakan teknologi pengenalan karakter optik (OCR).
Pekerjaan akuntansi harian biasanya meliputi pembayaran tagihan, pencatatan pembayaran, dan pengiriman faktur. Namun, Anda juga perlu memantau aktivitas bank dan kartu kredit Anda dengan saksama. Jika Anda telah menghubungkan akun keuangan Anda ke situs akuntansi, maka hal itu mudah dilakukan. Saldo biasanya muncul di dasbor aplikasi. Anda juga dapat melihat daftar daring setiap akun, yang berisi transaksi yang telah dicairkan oleh bank Anda dan masuk ke aplikasi akuntansi Anda (bersama dengan transaksi yang telah Anda masukkan secara manual).
Software Akuntansi IndonesiaAnda dapat melakukan banyak hal dengan transaksi ini setelah muncul dalam daftar. Pertama, Anda harus menetapkan kategori untuk transaksi tersebut, seperti biaya kantor, perjalanan, dan utilitas. Dengan begitu, Anda tahu dari mana uang Anda berasal dan ke mana uang Anda pergi. Setiap solusi akuntansi mencoba mengkategorikan secara otomatis setidaknya beberapa transaksi. Anda dapat mengubahnya jika transaksi tersebut salah. Kategorisasi yang cermat memberi Anda laporan dan pengembalian pajak penghasilan yang lebih akurat.
Anda juga dapat mencocokkan transaksi terkait, seperti faktur dan pembayaran terkait. Sekali lagi, beberapa layanan akuntansi membuat tebakan yang tepat di sini. Anda juga dapat membuat catatan, membagi transaksi yang harus ditetapkan ke beberapa kategori, dan merekonsiliasi akun Anda dengan laporan bank dan kartu kredit Anda.
Laporan adalah hadiah bagi Anda karena terus melakukan akuntansi harian dan melakukannya dengan benar. Setiap layanan akuntansi bisnis kecil memiliki templat untuk berbagai jenis keluaran yang berwawasan. Anda memilih satu, menyesuaikannya dengan opsi filter dan tampilan, dan membiarkan perangkat lunak menuangkan data perusahaan Anda ke dalamnya. Hanya butuh beberapa detik untuk membuat laporan.
Ada dua jenis laporan. Sebagian besar adalah jenis yang dapat disesuaikan, dibuat, dan dipahami oleh pemilik usaha kecil mana pun. Laporan tersebut memberi tahu Anda, misalnya, berapa banyak pajak penjualan yang harus Anda bayar, apakah Anda menghasilkan uang, pelanggan mana yang paling banyak membeli, pengeluaran dan layanan mana yang belum ditagih, produk dan layanan mana yang laku, dan siapa yang berutang kepada Anda.
Laporan lain tidak semudah itu dipahami. Laporan keuangan standar—seperti Neraca, Laba Rugi, Laporan Arus Kas, dan Neraca Saldo—adalah jenis dokumen yang Anda perlukan jika Anda ingin mendapatkan pinjaman dari bank atau menarik investor. Perangkat lunak akuntansi bisnis kecil dapat menghasilkannya, tetapi Anda mungkin memerlukan seorang profesional akuntansi untuk menganalisisnya dan memberi tahu Anda secara konkret apa artinya bagi perusahaan Anda.
Akuntansi tidak cocok untuk akses seluler karena sering kali melibatkan catatan, laporan, dan transaksi yang sarat data. Namun, beberapa penyedia solusi akuntansi tetap berhasil membuat versi seluler yang berguna dan intuitif. Sebagian besar merupakan aplikasi mandiri, tetapi Patriot Software Accounting memungkinkan Anda mengakses perangkat lunak melalui peramban seluler, yang membuatnya cukup lengkap.
Bisakah Anda menjalankan bisnis dari ponsel pintar? Tentu saja, hal itu tidak semudah melakukannya di desktop atau laptop. Namun, ada banyak hal yang dapat Anda lakukan, termasuk membuat, mengedit, dan melihat formulir, catatan, dan transaksi. Seperti yang disebutkan, Anda dapat menerima pembayaran dan mengambil foto tanda terima pengeluaran. Dasbor sangat penting di sini. Sebagian besar dasbor bagus dalam memberikan gambaran singkat tentang keuangan Anda, meskipun tidak bagus dalam menampilkan laporan.
Semua layanan akuntansi daring menyederhanakan proses akuntansi, tetapi terkadang Anda mungkin masih memiliki pertanyaan. Anda sering kali bisa mendapatkan bantuan melalui obrolan, email, dan telepon. Beberapa aplikasi menyediakan bantuan yang sesuai konteks dan basis data artikel dukungan yang dapat dicari.
Intuit memiliki opsi bernama QuickBooks Live yang menambahkan dukungan pembukuan ke QuickBooks Online. Anda berkomunikasi dengan pakar akuntansi khusus melalui obrolan video satu arah (mereka tidak dapat melihat Anda) atau email. Individu ini dan timnya bekerja sama dengan Anda untuk menyesuaikan pengaturan dan memantau transaksi Anda sehingga transaksi tersebut akurat dan menggunakan kategori yang tepat untuk keperluan pajak. Mereka merekonsiliasi akun Anda dan menutup pembukuan Anda di akhir bulan untuk mencegah kesalahan. Mereka juga tersedia untuk menjawab pertanyaan selama jam kerja reguler. Terakhir, mereka membuat laporan yang Anda perlukan sehingga Anda siap untuk menyiapkan pajak atau menyerahkannya kepada akuntan Anda. Wave juga menawarkan layanan pembukuan dan pelatihan berbasis biaya.
Memilih aplikasi akuntansi untuk usaha kecil merupakan tantangan tersendiri. Aplikasi terbaik untuk Anda bergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Anda menginginkan produk yang memungkinkan bisnis Anda berkembang, tetapi bukan produk yang membebankan biaya tambahan yang mahal untuk fitur yang mungkin tidak pernah Anda perlukan. Sebagian besar layanan akuntansi yang kami ulas tersedia dalam beberapa versi, sehingga Anda dapat memulai dari versi yang paling rendah dan meningkatkannya ke versi yang lebih canggih yang tampilan dan fungsinya sama.
Buletin ini mungkin berisi iklan, penawaran, atau tautan afiliasi. Dengan mengeklik tombol tersebut, Anda mengonfirmasi bahwa Anda berusia 16 tahun ke atas dan menyetujui Persyaratan Penggunaan dan Kebijakan Privasi kami. Anda dapat berhenti berlangganan buletin ini kapan saja.
Saya menulis tentang uang. Saya telah mengulas perangkat lunak dan layanan pajak sebagai pekerja lepas untuk PCMag sejak 1993. Selama itu, saya mengulas berbagai jenis teknologi keuangan bisnis dan pribadi lainnya. Sebelumnya, saya telah menghabiskan beberapa tahun menulis tentang aplikasi produktivitas dan hiburan untuk komputer pribadi 8-bit (komputer pertama saya adalah Commodore VIC-20) sebagai anggota staf redaksi di Compute!
Setelah bekerja di Lawson Associates, sekarang Lawson Software, saya mengalihkan fokus saya ke bidang akuntansi tetapi menyadari bahwa aplikasi komputer pribadi lebih progresif dan menarik untuk dibahas daripada solusi mainframe. Jadi saya menjabat sebagai editor buletin bulanan yang memberikan dukungan bagi akuntan yang baru mulai menggunakan PC. Saya masih menjadi ghostwriter untuk kolom panduan bulanan bagi para profesional akuntansi. Dari sana, saya mulai menulis artikel dan ulasan untuk berbagai publikasi bisnis dan keuangan, termasuk Barron's dan Kiplinger's Personal Finance Magazine.
Perangkat lunak akuntansi usaha kecil merupakan alat penting bagi setiap pemilik usaha kecil yang ingin merampingkan keuangan dan mengembangkan usaha mereka. Dengan banyaknya pilihan yang tersedia, mungkin sulit untuk memilih perangkat lunak terbaik yang menyeimbangkan fitur, biaya, dan kemudahan penggunaan. Berikut ini sekilas tentang fitur-fitur utama yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak yang tepat untuk bisnis Anda:
Bagi usaha kecil, menyimpan catatan keuangan yang akurat bukan hanya persyaratan hukum, tetapi juga alat strategis untuk membuat keputusan yang tepat. Perangkat lunak akuntansi yang efisien dapat mengotomatiskan pembuatan faktur, melacak pengeluaran, dan membuat laporan keuangan, sehingga pemilik dapat fokus pada hal yang paling penting—mengembangkan usaha mereka. Menurut Russell Rosario dari Profit Leap, "Jika Anda bukan ahli akuntansi, Anda akan menginginkan perangkat lunak yang mudah digunakan dan menawarkan dukungan yang kuat."
Sebagai CFO, CPA, dan insinyur perangkat lunak, saya mendedikasikan karier saya untuk membantu pemilik usaha kecil memahami keuangan mereka dengan solusi perangkat lunak akuntansi usaha kecil yang intuitif dan canggih. Panduan ini bertujuan untuk menyederhanakan proses pemilihan, memastikan Anda menemukan yang tepat untuk kebutuhan unik Anda.